Kinh nghiệm quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả, tối ưu chi phí

Khi kinh doanh xửa hàng thời trang, song song với việc bán hàng, việc quản lí cửa hàng cũng vô cùng quan trọng mà các chủ shop cần đầu tư một cách nghiêm túc. Dưới đây là những kinh nghiệm quản lý cửa hàng thời trang vô cùng hiệu quả mà các shop thời trang cần “bỏ túi” những bí kíp này nhé.

Quản lý tồn kho quần áo

Dù bạn bán hàng online hay offline thì bạn vẫn luôn cần có một kho hàng cố định, chính vì vậy, việc quản lý kho hàng một cách khoa học là điều không hề dễ. Bạn luôn cần phải ghi chép, quản lý kho hàng của mình một cách khoa học để nắm bắt được tình trạng hàng hóa của cửa hàng mình.

Trước khi bắt tay vào nhập hàng, kho hàng của bạn cần được sắp xếp một cách gọn gàng làm sao để có thể nhanh chóng tìm thấy sản phẩm khi cần thiết một cách nhanh nhất. Bạn có thể sử dụng kệ, giá, tủ được đánh dấu hoặc dán tên để sắp xếp, phân loại sản phẩm của mình một cách nhanh chóng. Bạn có thể phân chia các kệ theo kiểu dáng, giới tính, độ tuổi, … của các mặt hàng thời trang được sử dụng, sắp xếp các size theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, làm sao để khi tìm hàng sẽ được tiện lợi và nhanh chóng nhất. 

Bên cạnh đó, đối với các sản phẩm có khả năng “chạy hàng” nhanh, bạn nên ưu tiên sắp xếp chúng tại những kệ dễ lấy và dễ thấy nhất. Cách sắp xếp này không chỉ giúp bạn tìm sản phẩm nhanh chóng mà trong quá trình kiểm kê hàng hóa cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các kiểu kệ, giá, tủ giữ đồ, bạn có thể tìm mua trên thị trường hiện nay có bán rất nhiều loại kệ khác nhau, phù hợp với nhiều không gian cửa hàng.

Khi nhập sản phẩm vào kho, các giấy tờ, hóa đơn, biên bản giao hàng đều là những thông tin quan trọng bạn cần lưu tâm. Những số liệu này cần được bổ sung vào các bảng thống kê excel hoặc các phần mềm quản lý cửa hàng, sổ sách để có thể thống nhất giữa đầu vào và đầu ra sản phẩm. Nhu cầu thời trang của khách hàng thay đổi không ngừng, phụ thuộc vào thị hiếu, thời tiết, công việc của họ, chính vì vậy việc tồn kho là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, bạn cần có không gian để trữ hàng tồn kho khi tạm thời chưa có hướng tiêu thụ chúng, phải có những cân nhắc giữa việc xuất kho các sản phẩm vừa mới nhập về. Tất cả các công việc này đều cần sự lưu trữ thông tin để tránh thất thoát và bạn có thể dễ dàng nắm bắt tình hình cửa hàng của mình.

Bạn nên kiểm kê sản phẩm thường xuyên khoảng 1 tháng 1 lần bên cạnh việc đối chiếu số liệu sổ sách. Số lượng sản phẩm đang bán là bao nhiêu, đã bán bao nhiêu sản phẩm và hiện đang còn tồn kho mặt hàng nào, với số lượng bao nhiêu, … đây là tất cả những thông tin bạn cần nắm được sau quá trình kiểm kê. Từ đó, có thể đưa ra quyết định nhập hàng mới hay khuyến mãi giảm giá để “đẩy hàng” đi.

Tham khảo : Kinh doanh quần áo tự thiết kế hốt bạc nhờ #7 bước kế hoạch này!

Quản lý sản phẩm

Bán hàng trên website không chỉ giúp bạn tạo dựng được hình ảnh kinh doanh chuyên nghiệp và hỗ trợ khách hàng được nhanh chóng, mà còn là trợ thủ đắc lực trong việc quản lý sản phẩm của cửa hàng. Tất cả các thông tin trong danh sách đơn hàng giúp bạn nắm được các thông tin mỗi ngày bạn bán bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào những đơn hàng này, bạn vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thống kê số lượng sản phẩm bán ra, kiểm tra sản phầm nào còn nhiều hay còn ít để lên phương án nhập hàng trong tháng tiếp theo cho phù hợp.         

Vì vậy, việc quản lý shop quần áo thông qua các hệ thống quản lý cửa hàng thời trang, sẽ giúp bạn vượt qua những khó khăn này. Nếu không, bạn vẫn có thể quản lý được số lượng sản phẩm đã bán và số sản phẩm tồ kho bằng cách kê khai vào sổ theo dõi hoặc file excel. Dù sử dụng hình thức quản lí nào, việc quản lý chặt chẽ sản phẩm là điều vô cùng quan trọng của bất cứ cửa hàng nào.

Quản lý nhân viên

Trong một cửa hàng có rất nhiều các công việc, các khâu, các công đoạn phải thực hiện để sản phẩm đến được tay người tiêu dùng, chính vì vậy bạn không thể một mình làm tất cả mọi thứ mà phải cần có sự hỗ trợ của các nhân viên. Chính vì vậy, việc quản lí nhân viên là vô cùng quan trọng. Bạn có thể quản lý nhân viên dựa trên thời gian làm việc, số lượng tin nhắn hoặc điện thoại trả lời khách hàng và từ số lượng đơn hàng thực hiện được hay doanh số bán hàng nhân viên đạt được trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó đánh giá chất lượng công việc mà nhân viên làm được để có các biện phát xử lí hoặc khen thưởng đúng lúc. Hầu hết các cửa hàng đều trả lương nhân viên dựa theo hiệu suất làm việc. Tức là khi họ làm việc năng suất cao, họ sẽ được trả lương cao, làm việc năng suất thấp thì lương cũng sẽ thấp hơn. Quản lý doanh số của nhân viên, thời gian làm việc của nhân viên cũng như phân quyền, phân rõ vai trò của từng người sẽ giúp cho hiệu quả bán hàng được gia tăng đáng kể.

Quản lý tài chính

Thông qua bản kế hoạch tài chính trong kế hoạch kinh doanh, bạn đã dự tính được nguồn vốn cần thiết để duy trì cửa hàng trong 1 năm cũng như những khoản cần chi trả và lợi nhuận thu về trong thời gian quản lý cửa hàng thời trang. Dù bạn chỉ bán quần áo trên mạng hay mở thêm cửa hàng truyền thống, thì việc quản lý nguồn tiền là vô cùng quan trọng. Bạn có thể ghi chép các khoản thu chi trong sổ hay file excel nhưng việc này sẽ gây khó khăn không nhỏ khi bạn mất thời gian tính toán và tìm kiếm số liệu, vừa mất rất nhiều thời gian, công sức mà đôi khi còn bị nhầm lẫn và sai sót. Chính vì vậy bạn có thể sử dụng các phầm mềm quản lí cửa hàng để giảm thiểu tối đa các công đoạn này.

Những công việc quản lý shop quần áo, sản phẩm, nhân viên, tài chính sẽ tiêu tốn của bạn khá nhiều thời gian nhưng đây đều là những việc làm quan trọng mà bất kỳ chủ shop kinh doanh quần áo nào cũng cần phải giải quyết. Với cách làm việc khoa học, cùng với công cụ hỗ trợ thuận tiện, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc quản lý cửa hàng thời trang mà vẫn luôn bao quát được tình hình kinh doanh của mình.

Quản lý khách hàng

Khách hàng là nguồn sống của tất cả mọi cửa hàng. Bên cạnh các hoạt động thu hút khách hàng mới, hãy chú ý chăm sóc khách hàng cũ để giữ họ thật lâu. Quản lý thông tin khách hàng không chỉ giúp bạn chăm sóc khách hàng của mình một cách tốt nhất, gửi được những ưu đãi phù hợp với họ mà bên cạnh đó các thông tin khách hàng cũng là căn cứ để bạn xác định địa điểm kinh doanh (nếu có mong muốn mở thêm chi nhánh), và là nguồn để giúp bạn chạy quảng cáo target mục tiêu hiệu quả.

Quản lí khách hàng bao gồm những công việc như thế nào? Đó là bạn phải nắm toàn bộ các thông tin từ khách hàng để có những chương trình ưu đãi giúp giữu chân khách hàng thật lâu. Hiện nay, khách hàng tại các cửa thời trang được lưu giữ thông tin và có những ưu đãi chủ yếu như: Giảm giá, khuyến mãi vào dịp sinh nhật, ưu đãi vào dịp lễ tết, ưu đãi cho thành viên thân thiết (khách vip, thành viên bạc, vàng, …), ưu đãi dịp giao mùa, …                    

Hơn 70% doanh số bán hàng của nhiều cửa hàng quần áo, giày dép đến từ nguồn khách hàng thân thiết. Chính vì vậy, ngoài việc duy trì chất lượng hàng hóa, hãy duy trì mối quan hệ với khách hàng thật khăng khít và bền chặt. Những thông tin của khách hàng là rất nhiều và dễ gây nhầm lẫn, khó quản lí như là họ tên, ngày tháng năm sinh, … chính vì vậy, nếu gặp khó khăn trong quản lý khách hàng, hãy sử dụng những phần mềm quản lý shop thời trang, những ứng dụng này sẽ giúp bạn quản lý thông tin khách hàng, tạo thẻ thành viên và gửi ưu đãi đến họ một cách chính xác và khó học nhất. Bạn có thể quản lý hiệu quả hơn, cũng giúp khách hàng thích thú hơn mỗi lần ghé thăm cửa hàng của bạn để mua hàng.

Quản lý đơn hàng và tình trạng giao hàng

Trước đây, khi mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử chưa phát triển, việc quản lý đơn hàng chủ yếu diễn ra tại cửa hàng. Những năm gần đây, bán hàng online trở nên rầm rộ và phổ biến hơn bao giờ hết, cho nên quản lý đơn hàng và quản lý giao hàng càng trở nên đặc biệt quan trọng, kéo theo đó là sự khó khăn trong việc quản lí cũng gia tăng. Kinh nghiệm trong việc quản lý giao hàng, các đơn hàng tại các cửa hàn thời trang, đó là nên quản lý tập trung và đồng bộ. Điều này giúp bạn vừa tiện theo dõi tình trạng giao hàng, vừa dễ dàng tạo đơn hàng trên hệ thống mà không cần sử dụng quá nhiều ứng dụng, website của từng nhà vận chuyển, mạng xã hội hay các sàn thương mại điện tử khác nhau

Tham khảo : Cách tra mã vận đơn EMS

Quản lý mua hàng và nhà cung cấp

Rất nhiều cửa hàng thời trang cho rằng rằng, việc mua hàng và nhà cung cấp có thể không cần quan tâm quá nhiều. Nhưng thực tế đã chứng minh, quản lý thông tin mua hàng và nhà cung cấp đặc biệt quan trọng trong việc phát triển cửa hàng. Khi kinh doanh quần áo, bạn đã từng gặp tình trạng thiếu hàng để bán, nhầm lẫn công nợ nhà cung cấp, thậm chí giữa nhiều nhà cung cấp, bạn vẫn có thể nhớ lẫn lộn số tiền đã trả hay số lượng hàng đã lấy, … Để tình trạng này không còn xảy ra, hãy lưu tâm hơn đến việc quản lý các thông tin liên quan đến mua hàng và các nhà cung cấp. Để từ đó, tránh những sai sót không đáng có.

Hiểu được những khó khăn của các cửa hàng gặp phải, hiện nay, Tuha.vn thuộc công ty Pal Việt Nam đã cho ra đời những phần mềm quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả, giúp các chủ shop giải quyết được tất cả các bài toán khó khăn trong việc quản lí cửa hàng của mình, tiết kiệm được thời gian, chi phí, công sức. Các bạn có thể tham khảo và dùng thử ứng dụng của chúng tôi theo đường link sau: https://tuha.vn/dang-nhap

Với nhiều tính năng thông minh, hữu ích, phần mềm quản lý cửa hàng thời trang Tuha giúp cửa hàng của bạn tăng năng suất công việc của sales, đồng bộ với các đơn vị vận chuyển, chức năng chấm công mới nhất, tích hợp nhiều mẫu báo cáo, ... Hiện nay, có hơn 10.000 doanh nghiệp lớn nhỏ đang tin tưởng và sử dụng phần mềm bán hàng của Tuha. Chúc cửa hàng của bạn thành công cùng với sự đồng hành của Tuha.