Lợi ích phần mềm quản lý dự án online (Phần 2)

Ở phần trước đã liệt kê một số lợi ích cơ bản mà phần mềm quản lý dự án online đem lại, bên cạnh những tiện lợi trong thao tác và sử dụng, phần mềm còn cung cấp các tiện ích giúp quản lý đồng thời nhiều dự án, quản lý dự án hiệu quả hơn, cải thiện năng suất và tiết kiệm tài nguyên.

Sự phụ thuộc dự án
Một dự án thường bao gồm tập hợp các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Thời gian hay nguồn lực đầu tư cho công việc này là cơ sở để lên kế hoạch cho công việc kia. Nó giống như những giới hạn mà một dự án phải tuân theo nhưng có thể được điều chỉnh theo hoàn cảnh và phải đảm bảo mục tiêu. Nếu thiếu khoa học trong khâu phân bổ các công việc phụ thuộc trong kế hoạch triển khai, dự án có khả năng trở nên phức tạp và gặp nhiều rủi ro. Bên cạnh mối quan hệ giữa các công việc trong một dự án, không thể không đề cập đến sự phụ thuộc giữa các dự án với nhau. Bởi lẽ, ít nhiều các dự án đều có chung lĩnh vực, phạm vi tác động và quan trọng hơn cả là cùng triển khai dựa trên nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Do đó, cần phải quản lý chặt chẽ các yếu tố chung có khả năng gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng triển khai giữa các dự án. Xử lý các bài toán này như thế nào? Ứng dụng phần mềm quản lý online vào giải quyết vấn đề cho phép bạn thiết lập một kế hoạch công việc cùng với thông tin phụ thuộc giữa các công việc trong và ngoài dự án. Khi một công việc thay đổi tiến độ, người phụ trách các công việc có phụ thuộc, liên quan với nó sẽ nhận được thông tin một cách kịp thời. Tiến độ công việc theo đó cũng tự động điều chỉnh theo mối quan hệ phụ thuộc đã thiết lập. Cùng với đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý online góp phần giúp nhà quản lý có được kế hoạch nguồn lực dự trữ hiệu quả nhất.
 

Cơ sở thời gian thực
Với vai trò của nhà quản lý dự án, bạn phải kiểm soát song song, đồng thời nhiều công việc trên một quỹ thời gian thực nhất định. Phân bổ nguồn lực tối ưu sẽ giúp dự án đạt năng suất cao hơn, tiết kiệm hơn. Để làm được bạn cần biết thời gian thực một nhân viên cần để hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất, từ đó có cơ sở điều chỉnh - phân bổ nguồn lực cho phù hợp. Bên cạnh đó nó còn hình thành nên cơ sở cho việc điều chỉnh kế hoạch theo dự tính thời gian hoàn thành dự án.

Chuyển đổi giữa các dự án
Phần lớn các nhà quản lý dự án cho rằng họ gặp trở ngại trong việc chuyển đổi giữa các dự án, phải mất khá nhiều thời gian để hình dung lại toàn bộ bối cảnh một dự án đã được tạm dừng trước đó khá lâu và việc tập hợp lại tất cả các tài liệu liên quan sẽ tốn nhiều công sức. Phần mềm quản lý dự án online hỗ trợ chuyển đổi linh hoạt giữa các dự án thông qua các tab trên giao diện dễ nhìn, cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu mà trước đó bạn đã thiết lập. Dựa vào các ghi chú được nhắc lại, bạn sẽ nhanh chóng bao quát toàn bộ thực trạng của dự án, những vấn đề còn tồn đọng và lập tức bắt tay vào triển khai một cách dễ dàng. Ngoài ra, với phần mềm này bạn có thể tận dụng khai thác nguồn nhân lực giữa các dự án và điều chuyển họ linh hoạt, tăng giá trị lao động và cải thiện năng suất.

Tăng năng suất
Xâu chuỗi lại các lợi ích đã liệt kê bạn sẽ thấy hiệu ứng cuối cùng mà bạn nhận được đó là cải thiện tối đa hiệu suất trong công tác quản lý dự án. Không nằm ngoài khả năng, phần mềm quản lý dự án online đã chứng minh tính hiệu năng trong xử lý công việc giúp đội dự án lên kế hoạch, thực thi hiệu quả, kiểm soát tốt và hoàn thành đúng mục tiêu nhờ năng suất được cải thiện đáng kể.

Đặc trưng cơ bản của bất kì một ứng dụng online nào đó là sự tiện dụng và đem lại hiệu quả cao. Với phần mềm quản lý dự án online, những lợi ích trên đã và đang là cơ sở để các nhà quản lý lựa chọn và ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý của mình. Trên nhiều phương diện, nó mang lại giá trị lớn và cho thấy được tiềm năng trong tương lai sẽ gần như thay thế hoàn toàn các công cụ quản lý dự án khác.

Ở phần trước đã liệt kê một số lợi ích cơ bản mà phần mềm quản lý dự án online đem lại, bên cạnh những tiện lợi trong thao tác và sử dụng, phần mềm còn cung cấp các tiện ích giúp quản lý đồng thời nhiều dự án, quản lý dự án hiệu quả hơn, cải thiện năng suất và tiết kiệm tài nguyên.

Sự phụ thuộc dự án
Một dự án thường bao gồm tập hợp các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Thời gian hay nguồn lực đầu tư cho công việc này là cơ sở để lên kế hoạch cho công việc kia. Nó giống như những giới hạn mà một dự án phải tuân theo nhưng có thể được điều chỉnh theo hoàn cảnh và phải đảm bảo mục tiêu. Nếu thiếu khoa học trong khâu phân bổ các công việc phụ thuộc trong kế hoạch triển khai, dự án có khả năng trở nên phức tạp và gặp nhiều rủi ro. Bên cạnh mối quan hệ giữa các công việc trong một dự án, không thể không đề cập đến sự phụ thuộc giữa các dự án với nhau. Bởi lẽ, ít nhiều các dự án đều có chung lĩnh vực, phạm vi tác động và quan trọng hơn cả là cùng triển khai dựa trên nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Do đó, cần phải quản lý chặt chẽ các yếu tố chung có khả năng gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng triển khai giữa các dự án. Xử lý các bài toán này như thế nào? Ứng dụng phần mềm quản lý online vào giải quyết vấn đề cho phép bạn thiết lập một kế hoạch công việc cùng với thông tin phụ thuộc giữa các công việc trong và ngoài dự án. Khi một công việc thay đổi tiến độ, người phụ trách các công việc có phụ thuộc, liên quan với nó sẽ nhận được thông tin một cách kịp thời. Tiến độ công việc theo đó cũng tự động điều chỉnh theo mối quan hệ phụ thuộc đã thiết lập. Cùng với đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý online góp phần giúp nhà quản lý có được kế hoạch nguồn lực dự trữ hiệu quả nhất.